3. Voorraadbeheer
Objectenbeheer
Kostenbeheer
Alle gemaakte kosten zijn hier inzichtelijk. We erkennen 3 kostentypes, namelijk uren, onderdelen en overige. De kosten met betrekking tot uren komen voort uit uurboekingen. Uurboekingen zijn te maken vanuit zowel een werkorder (link: Werkorders) als het menu item ‘Uurboekingen’ (link: Uurboekingen)
De kosten van onderdelen komen voort uit de inkooporders (link: Inkooporders) en uitgifte van onderdelen (link: Uitgifte onderdelen). De overige kosten zijn directe kostenboekingen (link: Kostenboekingen) die niet gerelateerd zijn aan uren of onderdelen.
Uurboekingen
Alle gemaakte uurboekingen zijn hier terug te vinden. Een uurboeking kan gemaakt worden op 2 plekken.
- Vanuit een werkorder (link: Werkorders), dit kan zowel in ControlOffice zelf, als in de app
- Vanuit het menu item ‘Uurboekingen’.
De inrichting van de uurboeking kan bepaald worden via de ‘Inrichting invulschermen’ (link: Inrichten invulschermen)
Kostenboekingen
Alle gemaakte kostenboekingen zijn hier terug te vinden. Alle uurboekingen met een tarief, en alle onderdeel uitgiftes waarbij het onderdeel een vaste verreken prijs (VVP) heeft, worden automatisch kostenboekingen.
Een kostenboeking kan daarnaast gemaakt worden op 3 plekken.
- Vanuit een werkorder (link: Werkorders).
- Vanuit een melding (link: Meldingen)
- Vanuit het menu item ‘Kostenboekingen’.
De inrichting van de kostenboeking kan bepaald worden via de ‘Inrichting invulschermen’ (link: Inrichten invulschermen)
Formulierenbeheer
Hier is de gebruiker in staat om formulieren aan te maken en in te vullen, bijvoorbeeld een werkvergunning of incidentenformulier. De formulieren zelf kunnen ontworpen worden via “Formuliergroepen” onder systeembeheer (link: Formuliergroepen).
Formulieren
Alle gemaakte formulieren zijn hier in te zien, te openen en te bewerken. Een formulier kan gekoppeld worden aan meldingen (link: Meldingen) en werkorders (link: Werkorders). Zo kan bijvoorbeeld een werkvergunning gekoppeld worden aan één of meerdere werkorders, of een incidentenformulier gekoppeld worden aan de melding waarmee het incident wordt gemeld.
Systeembeheer
In dit menu valt ControlOffice volledig te configureren. Van het bijmaken/wijzigen van prioriteiten, tot het aanmaken van statussen en het opzetten van de gebruikers, hun rechten en wat er ingevuld moet worden bij het maken van een melding of werkorder.
Ontwerp
Inrichten invulschermen
Hier kunnen invulschermen zoals een werkorder, melding of uurboeking bewerkt worden.
De volgende menu items zijn qua inrichting aan te passen.
- Checklijst
- Inkooporder
- Inkoopregel
- Kostenboeking
- Medewerker
- Melding
- Relatie
- Uurboeking
- Werkorder
Open één van deze opties om de inrichting aan te passen. Het inrichten van één van bovenstaande schermen werkte op dezelfde manier als het inrichting van een objectgroep (link: Objectgroepen) , formuliergroep (link: Formuliergroepen) of onderdeelgroep (link Onderdeelgroepen).
Elk scherm kan bestaan uit maximaal 3 kolommen, dit zijn de blauwe blokken. Elke kolom kan bestaan uit één of meerdere segmenten, dit zijn de grijze blokken. Elke kolom en segment kan een titel krijgen.
Aan een segment zijn velden toe te voegen, dit kunnen of systeemvelden zijn (de default velden in ControlOffice) of vrije velden. Vrije velden zijn zelf door de gebruiker aan te maken. Per vrij veld kan een veldtype bepaald worden. Een segment of veld kan middels drag & drop verplaatst worden. Voor elk veld valt in te stellen of deze bewerkbaar is en/of verplicht is. Door bijvoorbeeld de aanmaakdatum onbewerkbaar te maken, kan de gebruiker deze niet manipuleren.
Een veld toevoegen kan per segment via de ‘Veld toevoegen’ knop. Er opent een pop-up waarin gekozen kan worden uit de nog beschikbare velden. Velden die al aanwezig zijn in het scherm worden niet meer getoond, een veld kan maar één keer in een scherm voorkomen. Via deze pop-up is eventueel een nieuw vrij veld aan te maken. Een vrij veld heeft een naam (moet uniek zijn), een label (deze tonen we aan de gebruiker) en een type. Een vrij veld aanmaken kan ook eventueel via de menu optie ‘Invulschermen – Vrije velden’ (link: Vrije velden – Invulschermen). Een veld verwijderen kan voor de niet systeemvelden met het prullenbak icoontje.
Vrije velden – Invulschermen
Hier zijn de vrije velden die gebruikt kunnen worden in bijvoorbeeld een melding of werkorder aan te maken. De volgende veldtypes zijn beschikbaar.
Veldtype | Uitleg |
Afbeelding | Upload een afbeelding, bv een foto van een object of onderdeel |
Afdeling | Kies een afdeling (link: Afdelingen) |
Autonummer | Een automatisch oplopend nummer |
Bedrag | Vul een bedrag in |
Datum | Vul een datum in |
Datum / tijd | Vul zowel een datum als tijd in |
Dienst | Kies een afdeling (link: Diensten) |
Geheel getal | De optie om een heel getal (zonder komma) op te geven |
Handtekening | De mogelijkheid om een handtekening te ‘tekenen’ op het scherm |
Ja/nee invoer | Kies uit ja of nee |
Medewerker | Kies een medewerker (link: Medewerkers) |
Memo | De mogelijkheid om in een blok tekst op te geven met bewerk opties zoals dikgedrukt of opsommingstekens |
Product | Kies een product (link: Producten) |
Relatie | Kies een relatie (link: Relaties) |
Tijd | Voer alleen een tijd in |
Vrije invoer | Voer vrije tekst (op één regel) in |
Vrije invoer numeriek | Voer numerieke vrije tekst in |
Waardenlijst | Kies een waardenlijstwaarde (link: Waardenlijsten) |
Inrichten kolommen
Hier valt voor veel menu items te bepalen welke kolommen er aanwezig mogen zijn in het overzicht. Vink de kolommen aan die gezien mogen worden. Drag en drop regels van boven naar beneden of andersom om de volgorde van de kolommen te bepalen.
Afgeleide velden
Under construction.
Bestandsbeheer
Hier kan de folderstructuur en bestanden in de folder(s) beheerd en gemaakt worden. Links is de folderstructuur zichtbaar, en rechts de eventuele bestanden in de folder. Door met de rechtermuis te klikken op een folder kunnen folders gemaakt, hernoemd, verplaatst of verwijderd worden. Ook kunnen er eenvoudig meerdere bestanden aan een folder worden toegevoegd. Door met de rechtermuis op een bestand te klikken kan een bestand worden hernoemd, verwijderd, verplaatst of gedownload worden.
Mijn ControlOffice
Hier valt in te stellen welke dashboard items worden getoond in ‘Mijn ControlOffice’. Mijn ControlOffice is het scherm dat te zien is na het inloggen, of door in het hoofdmenu te klikken op ‘Mijn ControlOffice’.
Objectgroepen
Objectgroepen
Hier zijn objectgroepen te maken en te beheren. Elk object dient in een objectgroep te zitten. Een objectgroep heeft 4 functies.
- Vertellen wat voor een soort object het is. Alle heftrucks in de ‘heftrucks’ groep, filter erop, en je hebt alle heftrucks (dit kan uiteraard ook via de object naam of code als dat goed is opgezet).
- Per objectgroep kan een checklijst (of meerdere) gekoppeld worden, dan gaat elk bestaand object, en elk nieuw object mee in de interval van de checklijst. Zo borg je dat een nieuwe object mee gaat in bijvoorbeeld het jaarlijks onderhoud.
- Per objectgroep kunnen symptomen ingesteld worden.
Als er vervolgens een melding of werkorder gemaakt wordt op een object uit deze groep, kan er als symptoom alleen gekozen worden uit de beschikbare symptomen die horen bij de groep van het gekozen object. - Per objectgroep kan je de stamkaart anders opzetten, andere vragen stellen.
De inrichting van een objectgroep kan met kolommen, segmenten, velden en tabbladen bepaald worden. Elk scherm kan bestaan uit maximaal 3 kolommen, dit zijn de blauwe blokken. Elke kolom kan bestaan uit één of meerdere segmenten, dit zijn de grijze blokken. Elke kolom en segment kan een titel krijgen.
Aan een segment zijn velden toe te voegen, dit kunnen of systeemvelden zijn (de default velden in ControlOffice) of vrije velden. Vrije velden zijn zelf door de gebruiker aan te maken. Per vrij veld kan een veldtype bepaald worden. Een segment of veld kan middels drag & drop verplaatsen worden. Voor elk veld valt in te stellen of deze bewerkbaar is of verplicht is. Door bijvoorbeeld de aanmaakdatum on-bewerkbaar te maken, kan de gebruiker deze niet manipuleren.
Een veld toevoegen kan per segment via de ‘Veld toevoegen’ knop. Er opent een pop-up waarin gekozen kan worden voor de nog beschikbare velden. Velden die al aanwezig zijn in het scherm worden niet meer getoond, een veld kan maar één keer in een scherm voorkomen. Via deze pop-up is eventueel een nieuw vrij veld aan te maken. Een vrij veld heeft een naam (moet uniek zijn), een label (deze tonen we aan de gebruiker) en een type. Een vrij veld aanmaken kan ook eventueel via de menu optie ‘Invulschermen – Vrije velden’ (link: Vrije velden – Invulschermen)
Een veld verwijderen kan voor de niet-systeemvelden met het prullenbak icoontje.
Vrije velden – Objecten
Hier maak en beheer je de vrije velden die gebruikt kunnen worden in een objectgroep. De volgende veldtypes zijn beschikbaar.
Veldtype | Uitleg |
Afbeelding | Upload een afbeelding, bv een foto van een object of onderdeel |
Afdeling | Kies een afdeling (link: Afdelingen) |
Autonummer | Een automatisch oplopend nummer |
Bedrag | Vul een bedrag in |
Datum | Vul een datum in |
Datum / tijd | Vul zowel een datum als tijd in |
Dienst | Kies een afdeling (link: Diensten) |
Geheel getal | De optie om een heel getal (zonder komma) op te geven |
Handtekening | De mogelijkheid om een handtekening te ‘tekenen’ op het scherm |
Ja/nee invoer | Kies uit ja of nee |
Medewerker | Kies een medewerker (link: Medewerkers) |
Memo | De mogelijkheid om in een blok tekst op te geven met bewerk opties zoals dikgedrukt of opsommingstekens |
Product | Kies een product (link: Producten) |
Relatie | Kies een relatie (link: Relaties) |
Tijd | Voer alleen een tijd in |
Vrije invoer | Voer vrije tekst (op één regel) in |
Vrije invoer numeriek | Voer numerieke vrije tekst in |
Waardenlijst | Kies een waardenlijstwaarde (link: Waardenlijsten) |
Formulieren
Formuliergroepen
Bepaal en maak hier de formuliergroepen, zie ook het hoofdstuk formulieren voor meer informatie (link: Formulieren). De inrichting van een formuliergroep kan met kolommen, segmenten, velden en tabbladen bepaald worden. Elk scherm kan bestaan uit maximaal 3 kolommen, dit zijn de blauwe blokken. Elke kolom kan bestaan uit één of meerdere segmenten, dit zijn de grijze blokken. Elke kolom en segment kan een titel krijgen.
Aan een segment zijn velden toe te voegen, dit kunnen of systeemvelden zijn (de default velden in ControlOffice) of vrije velden. Vrije velden zijn zelf door de gebruiker aan te maken. Per vrij veld kan een veldtype bepaald worden. Een segment of veld kan middels drag & drop verplaatsen worden. Voor elk veld valt in te stellen of deze bewerkbaar is of verplicht is. Door bijvoorbeeld de aanmaakdatum on-bewerkbaar te maken, kan de gebruiker deze niet manipuleren.
Een veld toevoegen kan per segment via de ‘Veld toevoegen’ knop. Er opent een pop-up waarin gekozen kan worden voor de nog beschikbare velden. Velden die al aanwezig zijn in het scherm worden niet meer getoond, een veld kan maar één keer in een scherm voorkomen. Via deze pop-up is eventueel een nieuw vrij veld aan te maken. Een vrij veld heeft een naam (moet uniek zijn), een label (deze tonen we aan de gebruiker) en een type. Een vrij veld aanmaken kan ook eventueel via de menu optie ‘Invulschermen – Vrije velden’ (link: Vrije velden – Invulschermen)
Een veld verwijderen kan voor de niet systeemvelden met het prullenbak icoontje.
Vrije velden – Formulier
Hier maak en beheer je de vrije velden die gebruikt kunnen worden in een formulier. De volgende veldtypes zijn beschikbaar.
Veldtype | Uitleg |
Afbeelding | Upload een afbeelding, bv een foto van een object of onderdeel |
Afdeling | Kies een afdeling (link: Afdelingen) |
Autonummer | Een automatisch oplopend nummer |
Bedrag | Vul een bedrag in |
Datum | Vul een datum in |
Datum / tijd | Vul zowel een datum als tijd in |
Dienst | Kies een afdeling (link: Diensten) |
Geheel getal | De optie om een heel getal (zonder komma) op te geven |
Handtekening | De mogelijkheid om een handtekening te ‘tekenen’ op het scherm |
Ja/nee invoer | Kies uit ja of nee |
Medewerker | Kies een medewerker (link: Medewerkers) |
Memo | De mogelijkheid om in een blok tekst op te geven met bewerk opties zoals dikgedrukt of opsommingstekens |
Product | Kies een product (link: Producten) |
Relatie | Kies een relatie (link: Relaties) |
Tijd | Voer alleen een tijd in |
Vrije invoer | Voer vrije tekst (op één regel) in |
Vrije invoer numeriek | Voer numerieke vrije tekst in |
Waardenlijst | Kies een waardenlijstwaarde (link: Waardenlijsten) |
Personeelszaken
Medewerkers
Medewerkers zijn gebruikers die ook toegekend mogen worden aan acties in ControlOffice. Een medewerker kan bijvoorbeeld een aanvrager zijn van een melding of werkorder, of een verantwoordelijke of medewerker zijn op een werkorder. Een medewerker kan gekoppeld worden aan een gebruiker (link: Gebruikers) om ook in te kunnen loggen.
Afdelingen
Hier kunnen afdelingen aangemaakt worden. Een afdeling kan als vrij veld type gebruikt worden om weer te geven in bijvoorbeeld een werkorder of object.
Disciplines
Hier kunnen disciplines aangemaakt worden. Een discipline valt toe te voegen aan een werkzaamheid.
Diensten
Hier kunnen diensten aangemaakt worden. Een dienst kan als vrij veld type gebruikt worden om weer te geven in bijvoorbeeld een werkorder of object.
Ploegen
Hier kunnen ploegen aangemaakt worden die aan een werkorder (link: Werkorders) of medewerker (link: Medewerkers) kunnen worden toegewezen.
Onderdeelbeheer
Onderdelen
Hier worden de onderdelen beheert en gemaakt. Elk onderdeel heeft een aantal verplichtingen. Een onderdeel moet altijd in een onderdeelgroep zitten, en altijd gekoppeld zijn aan minimaal één magazijn, en één leverancier. Dit kunnen er ook meerdere zijn indien wenselijk. Een magazijn aanmaken kan via “Systeembeheer” en dan “Magazijnen”. Een leverancier aanmaken kan via het hoofdmenu onder “Werkbeheer” en dan “Relaties”.
Een onderdeel heeft 8 tabbladen.
Tabblad naam | Uitleg |
Detail | Hier geven we op wat de basisdata van het onderdeel is, bijvoorbeeld de unieke code, naam en de eenheid. |
Magazijn | Hier kunnen één of meerdere magazijnen gekoppeld worden waar het onderdeel te vinden is. Per magazijn kan er onder andere een huidige voorraad, minimale voorraad en magazijnlocatie bijgehouden worden. |
Leverancier | Hier kunnen één of meerdere leveranciers gekoppeld worden waar het onderdeel te koop is. Per leverancier kan er onder andere een artikelcode, levertijd en prijs bijgehouden worden. |
Bijlages | Koppel bijlages aan het onderdeel |
Objecten | Dit tabblad laat zien in welke object(en) het onderdeel voorkomt. De onderdelen die uitgegeven of ingekocht worden op een object worden automatisch gekoppeld aan de stuklijst van het object. |
Inkoophistorie | Hier valt terug te kijken wanneer en hoe het onderdeel is ingekocht in het verleden. |
Verbruikshistorie | Hier valt terug te kijken wanneer en hoe het onderdeel is verbruikt in het verleden. |
Onderdeelgroepen
Hier zijn de onderdeelgroepen te maken en te beheren. Elk onderdeel moet in een ondergroep geplaatst worden. De inrichting van een objectgroep kan met kolommen, segmenten, velden en tabbladen bepaald worden. Elk scherm kan bestaan uit maximaal 3 kolommen, dit zijn de blauwe blokken. Elke kolom kan bestaan uit één of meerdere segmenten, dit zijn de grijze blokken. Elke kolom en segment kan een titel krijgen.
Aan een segment zijn velden toe te voegen, dit kunnen of systeemvelden zijn (de default velden in ControlOffice) of vrije velden. Vrije velden zijn zelf door de gebruiker aan te maken. Per vrij veld kan een veldtype bepaald worden. Een segment of veld kan middels drag & drop verplaatsen worden. Voor elk veld valt in te stellen of deze bewerkbaar is of verplicht is.
Een veld toevoegen kan per segment via de ‘Veld toevoegen’ knop. Er opent een pop-up waarin gekozen kan worden voor de nog beschikbare velden. Velden die al aanwezig zijn in het scherm worden niet meer getoond, een veld kan maar één keer in een scherm voorkomen. Via deze pop-up is eventueel een nieuw vrij veld aan te maken. Een vrij veld heeft een naam (moet uniek zijn), een label (deze tonen we aan de gebruiker) en een type. Een vrij veld aanmaken kan ook eventueel via de menu optie ‘Invulschermen – Vrije velden’ (link: Vrije velden – Invulschermen).
Een veld verwijderen kan voor de niet systeemvelden met het prullenbak icoontje.
Vrije velden – Onderdelen
Hier maak en beheer je de vrije velden die gebruikt kunnen worden in een onderdeelgroep. De volgende veldtypes zijn beschikbaar.
Veldtype | Uitleg |
Afbeelding | Upload een afbeelding, bv een foto van een object of onderdeel |
Afdeling | Kies een afdeling (link: Afdelingen) |
Autonummer | Een automatisch oplopend nummer |
Bedrag | Vul een bedrag in |
Datum | Vul een datum in |
Datum / tijd | Vul zowel een datum als tijd in |
Dienst | Kies een afdeling (link: Diensten) |
Geheel getal | De optie om een heel getal (zonder komma) op te geven |
Handtekening | De mogelijkheid om een handtekening te ‘tekenen’ op het scherm |
Ja/nee invoer | Kies uit ja of nee |
Medewerker | Kies een medewerker (link: Medewerkers) |
Memo | De mogelijkheid om in een blok tekst op te geven met bewerk opties zoals dikgedrukt of opsommingstekens |
Product | Kies een product (link: Producten) |
Relatie | Kies een relatie (link: Relaties) |
Tijd | Voer alleen een tijd in |
Vrije invoer | Voer vrije tekst (op één regel) in |
Vrije invoer numeriek | Voer numerieke vrije tekst in |
Waardenlijst | Kies een waardenlijstwaarde (link: Waardenlijsten) |
Een onderdeel kan vervolgens ingekocht worden via “Inkooporders” (link: Inkooporders), of uitgegeven worden via bijvoorbeeld een werkorder (link: Werkorders). Het inkoopadvies op basis van de huidige en minimale voorraad is te zien via het Inkoopadvies (link: Inkoopadvies).
Magazijnen
Hier maak en beheer je de magazijnen die aan onderdelen gekoppeld kunnen worden. Ook kunnen hier alle onderdelen gekoppeld aan een magazijn, verplaatst worden naar een ander magazijn.
Onderhoud
Werkzaamheden
Hier maak en beheer je de werkzaamheden. Een werkzaamheid valt te koppelen aan een werkorder (link: Werkorders) en/of checklijst (link: Checklijsten).
Rubrieken
Hier maak en beheer je de rubrieken. Een rubriek is te selecteren in een melding of werkorder.
Dit veld kan zelf aangezet of uitgezet worden via de inrichting van invulschermen (link: Inrichten invulschermen).
Checklijsten
Checklijsten worden gebruikt om periodiek of preventief onderhoud op te zetten. Doordat een checklijst een interval heeft, en objecten waarop het van toepassing is, kan er met één checklijst meerdere objecten aangestuurd worden. Voor elk object wordt een werkorder aangemaakt waarin vermeld kan worden wat er gedaan moet worden, of is gedaan.
Elke checklijst heeft in basis een interval en objecten waarop het uitgevoerd dient te worden. Elke checklijst dient een unieke code te krijgen plus een naam. De naam is ook de naamgeving van elke werkorder die er in de toekomst mee gemaakt wordt. Geef hier een duidelijke naam op, bijvoorbeeld: Jaarlijks onderhoud heftruck. Zo is aan de werkorders duidelijk te zien waar het over gaat.
Bij het meldingsbericht kan worden neergezet waar tijdens het plannen rekening mee gehouden moet worden, bijvoorbeeld stilstand regelen met productie, of tijdig onderdelen reserveren. Dit komt terug in het planningsoverzicht. Onder het kopje ‘Naar werkorder’ kan bijvoorbeeld worden aangegeven welke type of relatie naar elke werkorder mee gaat.
Het belangrijkste zijn de aansturing, planning en de interval en planzone. Bij de aansturing geven we aan of het datum of stand gestuurd moet werken. Indien er voor datum gestuurd gekozen wordt moet alleen bij het koppelen met een object de startdatum opgegeven worden. Bij meter gestuurd moet bij de koppeling met een object ook een meter gekoppeld worden waar ControlOffice de meterstand uit kan halen.
Een datum gestuurde checklijst met daaraan objecten gekoppeld zijn te beheren en in te plannen via “Planning op datum”. Een stand gestuurde checklijst met daaraan objecten gekoppeld zijn te beheren en in te plannen via “Planning op stand”.
Een checklijst kan een bovenliggende checklijst hebben. Zo kan er bijvoorbeeld een jaarlijkse en wekelijkse checklijst ingesteld worden. De wekelijkse heeft de jaarlijkse als bovenliggende checklijst. Zodra je een bovenliggende checklijst selecteert komt er een nieuw veld, de ‘Overlapzone’. Indien je hier een overlapzone van 1 week instelt, wordt er rekening gehouden dat de wekelijkse checklijst niet binnen één week (voor en na de bovenliggende checklijst) mag voorkomen. Zo wordt voorkomen dat binnen 1 week, zowel de wekelijkse als jaarlijkse checklijst wordt uitgevoerd.
Er zijn 3 planning opties om uit te kiezen
- De checklijst komt eenmalig over een bepaalde interval terug.
- De checklijst gebruikt de vorige uitvoerdatum om een nieuwe uitvoerdatum te berekenen.
Bijvoorbeeld, de interval is jaarlijks, en je voert de werkorder uit op 15 januari.
een jaar later, op 15 januari komt de nieuwe werkorder terug. - Afhankelijk van de gekozen optie links (dag, week, maand of jaar) verschijnen er opties om schematisch te plannen. De uitvoerdatum van de vorige werkorder wordt met schematisch niet naar gekeken. In onderstaand voorbeeld wordt er een advies gegeven om elke maandag, woensdag en vrijdag een bepaalde controle uit te voeren, ongeacht of de vorige controle wel uitgevoerd is.
Bij de planzone geef je aan hoe ver van te voren je visueel gewaarschuwd wil worden, bijvoorbeeld 3 weken van de voren. Het dashboard kan het aantal planregels binnen de planzone weergeven, en in de planning zelf kleurt de regel oranje. Een rode regel in de planning betekent dat de datum verlopen is.
Een checklijst heeft daarnaast een aantal tabbladen om informatie op te geven.
Tabblad naam | Uitleg |
Detail | Hier kan de basis informatie van de checklijst ingesteld worden, om de hoeveel tijd en met welke instellingen gaan we werken. |
Werkzaamheden | Geef hier op welke werkzaamheden elke interval uitgevoerd moeten worden. In de werkorder komen deze werkzaamheden terug en kunnen ze afgevinkt worden. |
Onderdelen | Reserveer hier onderdelen die elke interval potentieel nodig zijn. Deze onderdelen komen als gepland terug op de werkorder om uitgegeven te worden. |
Medewerkers | Geef hier de medewerker(s) op die aan de werkorder gaan werken. |
Gereedschap | Geef hier het gereedschap op waarmee rekening gehouden moet worden. |
Bijlages | De bijlages die hier gekoppeld worden kunnen meegenomen worden naar elke werkorder. |
Planning | Hier worden objecten gekoppeld aan de checklijst. Per object koppeling kan er een aparte startdatum ingegeven worden. |
Objecten | Eventuele extra objecten kunnen hier benoemd worden, let op, deze koppelingen komen niet voor in de planning. |
Formulieren | Eventuele formulieren die mee moeten naar elke werkorder kunnen hier gekoppeld worden. |
Door een checklijst aan één of meerdere objecten te koppelen creëer je een periodieke/preventieve planning die kant en klare werkorders creëert elk interval.
Prioriteiten
Hier maak en beheer je de prioriteiten. Een prioriteit kan gebruikt worden bij een melding of werkorder. Per prioriteit kan worden ingesteld ingevuld wordt bij het maken van een melding en/of werkorder. Het veld ‘Prioriteit’ kan aan- of uitgezet worden via de inrichting van invulschermen.
Symptomen
Hier maak en beheer je de symptomen. Een symptoom kan gekozen worden bij een melding of werkorder.
Door symptomen te koppelen aan objectgroepen kan bepaald worden welk symptoom geldt voor welk object. Dit veld kan zelf aangezet of uitgezet worden via de inrichting van invulschermen (link: Inrichten invulschermen).
Werkzaamheid uitkomsten
Hier maak en beheer je de werkzaamheid uitkomsten. Per uit te voeren werkzaamheid in de werkorder kan een uitkomst gekoppeld worden.
Financieel
Contractbeheer
Hier zijn contracten aan te maken en te beheren. Een contract is te koppelen aan één of meerdere objecten. Aan een contract zijn ook bijlages te koppelen.
Kostenplaatsen
Hier maak en beheer je de kostenplaatsen. Een kostenplaats kan gekoppeld worden aan een object, onderdeel of kostenboeking. Indien een object of onderdeel gekoppeld is aan een kostenplaats, wordt deze kostenplaats automatisch gebruikt in de kostenboeking. Zo is automatisch elke kostenboeking voorzien van een kostenplaats.
Kostensoorten
Bij het maken van een kostenboeking of uurboeking valt een kostensoort te kiezen. Aan een kostensoort kan een tarief gekoppeld worden.
Zo worden automatisch de juiste kosten aan een uurboeking of kostensoort gekoppeld worden.
Valuta
Hier kunnen valuta’s aangemaakt worden. Valuta’s komen onder andere voor in een inkooporder en kostenboeking.
Status en types
Status inkooporders
Hier kunnen statussen voor inkooporders (link: Inkooporders) beheerd worden.
Een status kan worden aangemaakt, bewerkt en worden verwijderd. Verwijderen kan niet als het een systeemstatus is.
Status objecten
Hier kunnen statussen voor objecten beheerd worden (link: Objecten).
Een status kan worden aangemaakt, bewerkt en worden verwijderd. Verwijderen kan niet als het een systeemstatus is.
Status meldingen
Hier kunnen statussen voor meldingen beheerd worden (link: Meldingen).
Een status kan worden aangemaakt, bewerkt en worden verwijderd. Verwijderen kan niet als het een systeemstatus is.
Systeemstatus | Gevolg |
Aangemaakt | Default status bij het maken van een melding. |
In bewerking | Deze status krijgt de melding automatisch bij het omzetten van de melding naar de werkorder. |
Gereed gemeld | De velden ‘Gereed gemeld door’ en ‘Gereed gemeld door’ worden automatisch gevuld na het opslaan van de melding bij deze status. De melding wordt verborgen en pas getoond bij het activeren bij de ‘Toon alles’ knop. |
Geannuleerd | De melding is geannuleerd en wordt automatisch verborgen.
De melding wordt verborgen en pas getoond bij het activeren bij de ‘Toon alles’ knop. |
Statussen werkorders
Hier kunnen statussen voor werkorders beheerd worden (link: Werkorders).
Een status kan worden aangemaakt, bewerkt en worden verwijderd. Verwijderen kan niet als het een systeemstatus is. Een aantal statussen worden beschouwd als systeemstatus en zitten acties aan gekoppeld.
Systeemstatus | Gevolg |
Aangemaakt | · Default status bij het maken van een werkorder |
Gereed | · De velden ‘Uitgevoerd door’ en ‘Uitgevoerd op’ worden automatisch gevuld na het opslaan van de werkorder.
· Via de gebruikersrechten valt in te stellen welke gebruikersgroepen deze status mogen gebruiken. |
Afgeboekt | · De velden ‘Afgeboekt door’ en ‘Afgeboekt’ op worden automatisch gevuld na het opslaan van de werkorder
· Via de gebruikersrechten valt in te stellen welke gebruikersgroepen deze status mogen gebruiken. |
Gesloten | · De werkorder is niet meer bewerkbaar.
· Via de gebruikersrechten valt in te stellen welke gebruikersgroepen deze status mogen gebruiken. · Via de gebruikersrechten kan middels het ‘Status overschrijven’ recht worden bepaald of een gebruiker deze status mag terug corrigeren. |
Werkorder- en meldingstypes
Hier kunnen types voor meldingen en werkorders beheerd worden.
Een status kan worden aangemaakt, bewerkt of verwijderd. Verwijderen kan niet als het een systeemstatus is.
Overige
Landen
Hier kunnen landen aangemaakt worden die o.a. bij een relatie gebruikt kunnen worden.
Producten
Hier kunnen producten aangemaakt worden die aan een vrij veld kunnen worden toegewezen. Een vrij veld kan worden toegevoegd aan alle opties die beschikbaar zijn onder objecten, formulieren en invulschermen.
Gereedschappen
Hier kunnen gereedschappen aangemaakt worden. Een gereedschap kan aan een werkorder worden toegewezen in het tabblad ‘Gereedschappen’.
Eenheden
Hier kunnen eenheden aangemaakt worden. Een eenheid kan aan een onderdeel of meter worden toegewezen, bijvoorbeeld ‘Stuks’ of ‘Liters’ of draaiuren. (link: Onderdelen en Meters)
Waardenlijsten
Hier kunnen waardenlijsten worden aangemaakt. Per waardenlijst worden de waardenlijstwaardes opgegeven. Een waardenlijst kan worden gekoppeld aan een vrij veld. Zo kan de gebruiker bij het invullen van dat veld alleen kiezen uit de beschikbare waardes. Een vrij veld kan worden toegevoegd aan alle opties die beschikbaar zijn onder objecten, formulieren en invulschermen.
Workflows
Hier kunnen workflows worden aangemaakt, bewerkt en verwijderd. Een workflow kan in een werkorder worden gebruikt. Dit veld kan zelf aangezet of uitgezet worden via de inrichting van invulschermen.
Werktijden in planbord
Hier kunnen de werktijden van het planbord per dag bepaald worden. Buiten deze werktijden kan geen werkorder gepland worden in het planbord (link: Planbord)
Reeksen
Een reeks is een middel om automatisch een code te genereren voor bijvoorbeeld een onderdeel. Stel de onderdeelcode voor de onderdeelgroep ‘Smeermiddelen’ begint met ‘SM’ gevolgd door 3 cijfers, dan kan dit middels een reeks geautomatiseerd worden. Reeksen kunnen worden toegevoegd aan bijvoorbeeld object- en onderdeelcodes om een automatisch code te generen bij elk nieuw object of onderdeel dat aangemaakt wordt.
De werkorder, melding en inkooporders hebben al een reeks, eventueel kan de opmaak van de reeks nog beïnvloed worden. Door de reeks een naam, startnummer en sjabloon mee te geven wordt de reeks opgezet.
Voeg een reeks toe door via ‘Inrichten invulschermen’ de reeks bij het juiste veld op te zetten.
Notificatie instellingen
In dit menu item kunnen er notificaties worden ingesteld die via de mail verstuurd kunnen worden.
Er zijn 31 verschillende notificaties beschikbaar. Die worden hier onder per categorie vermeld.
Per notificatie kan het kanaaltype worden ingesteld (mail of webhook). Per notificatie kan worden ingesteld of er een bijlage mee verstuurd moet worden, dit geldt alleen voor de notificaties die betrekking hebben op een melding, werkorder of inkooporder. Bepaalde notificaties kunnen een waarschuwingstermijn worden ingesteld, bijvoorbeeld bij het aflopen van de plandatum op de werkorder, dat er 5 dagen voor het aflopen van de plandatum een mail wordt verstuurd.
Elke notificatie kan worden verstuurd naar 3 type ontvangers.
- Standaard; wat het standaard gedrag per notificatie is wordt hieronder per notificatie vermeld, in de meeste gevallen is dit de aanvrager van bijvoorbeeld een melding of werkorder.
- Gebruiker; er kan een gebruiker geselecteerd worden naar wie de mail verstuurd moet worden.
- Gebruikersgroep; er kan een gebruikersgroep worden geselecteerd, de mail gaat naar alle gebruikers in die gebruikersgroep.
Elke notificatie kan middels een aan- of uitstatus worden aan- of uitgezet. Elke notificatie bevat een standaard tekst in de mail, en een link naar het betreffende item. De notificaties worden binnen enkele minuten verstuurd. Notificaties die een * bij zich hebben vermeld worden als mail verstuurd volgens de gemaakte instelling bij ‘Beheer van achtergrondprocessen’.
Notificaties voor meldingen
Notificatie-type | Standaard gedrag |
Melding – Gemaakt | Naar melder |
Melding – Gewijzigd | Naar melder |
Melding – Status gewijzigd | Naar melder |
Melding – Gereed gemeld | Naar melder |
Melding – Geannuleerd | Naar melder |
Melding – Werkorder gemaakt | Naar melder |
Notificaties voor werkorders
Notificatie-type | Standaard gedrag |
Werkorder – Gemaakt | Naar aanvrager |
Werkorder – Gewijzigd | Naar aanvrager |
Werkorder – Status gewijzigd | Naar aanvrager |
Werkorder – Verantwoordelijke ingesteld | Naar die verantwoordelijke |
Werkorder – Verantwoordelijke verwijderd | Naar de vorige verantwoordelijke |
Werkorder – Medewerker toegevoegd | Naar die medewerker |
Werkorder – Medewerker verwijderd | Naar die medewerker |
Werkorder – Plandatum binnen bereik * | Naar de medewerker(s) |
Werkorder – Systeemstatus ‘Gereed’ | Naar de verantwoordelijke van die werkorder |
Werkorder – Systeemstatus ‘Afgeboekt’ | Naar de verantwoordelijke van die werkorder |
Werkorder – Systeemstatus ‘Gesloten’ | Naar de verantwoordelijke van die werkorder |
Werkorder – Nieuw bericht in chat | Naar de medewerkers op die werkorder |
Notificaties voor inkoop
Notificatie-type | Standaard gedrag |
Inkooporder – Gemaakt | NVT |
Inkooporder – Gewijzigd | NVT |
Inkooporder – Status gewijzigd | NVT |
Inkooporder – Besteld | NVT |
Inkooporder – (deel)Levering | NVT |
Inkooporder – Levering compleet | NVT |
Inkooporder – Leverdatum overschreven * | NVT |
Notificaties voor onderdeelbeheer
Notificatie-type | Standaard gedrag |
Onderdeel – Minimale voorraad bereikt | NVT |
Onderdeel / magazijn – Minimale voorraad bereikt | NVT |
Onderdeel – Uitgifte | NVT |
Notificaties voor planning op datum
Notificatie-type | Standaard gedrag |
Planregel in planzone * | NVT |
Planregel na planzone (over datum) * | NVT |
Notificaties voor contracten
Notificatie-type | Standaard gedrag |
Contract – Einddatum binnen bereik * | NVT |
Beheer van achtergrondprocessen
Er kunnen 6 achtergrondprocessen worden ingesteld. Dit zijn processen die op de achtergrond draaien en bepaalde acties automatisch kunnen doorvoeren. Per proces kan een uitvoertijd worden ingesteld, bijvoorbeeld 6 uur ’s nachts.
Achtergrondproces | Uitleg |
Planregels automatisch omzetten naar werkorders | Voor elke checklijst die ‘Automatisch verwerken’ op ‘Ja’ heeft staan wordt van de planregel in ‘Planning op datum’ bij het bereiken van de planzone automatisch een werkorder gemaakt. |
Controleren of werkorders hun plandatum naderen | Als er een notificatie is ingesteld voor ‘Werkorder – Plandatum binnen bereik’ dan wordt op de ingestelde tijd de mail(s) verstuurd voor werkorders die over de plandatum heen zijn. |
Controleren of de leverdatum van inkooporders is overschreden | Als er een notificatie is ingesteld voor ‘Planregel in planzone’ of ‘Planregel na planzone’ dan wordt op de ingestelde tijd de mail(s) de mails verstuurd voor inkooporders waarvan de leverdatum is overschreden. |
Controleren of contracten hun einddatum naderen | Als er een notificatie is ingesteld voor ‘Contract – Einddatum bereikt’ dan wordt op de ingestelde tijd de mail(s) verstuurd voor contracten die over het waarschuwstermijn heen gaan. |
Controleren of planregels in de planzone komen of deze overschrijven | Als er een notificatie is ingesteld voor ‘Planregel in planzone’ en/of ‘Planregel na planzone’ dan wordt op de ingestelde tijd de mail(s) verstuurd voor planregels die in de planzone komen (oranje) of over de planzone heen gaan (rood). |
Inkoopadvies automatisch omzetten naar inkooporders | Als dit achtergrondproces aanstaat worden al het inkoopadvies automatisch op de ingestelde tijd omgezet naar een inkooporder. |
Beveiliging
Gebruikersgroepen
Hier kunnen gebruikersgroepen worden aangemaakt, bewerkt en verwijderd. Een gebruikersgroep heeft een aantal tabbladen waarin instellingen kunnen worden opgezet.
Tabblad naam | Uitleg |
Detail | Geef hier de naam van de gebruikersgroep op |
Rechten | Bepaal hier de rechten die de gebruikersgroep heeft.
Door rechten naar links te zetten zijn ze actief voor de gebruikersgroep. |
Gebruikers | Bepaal hier de gebruikers die in deze gebruikersgroep zitten |
Clusters | Bepaal hier tot welke clusters de gebruikers in deze gebruikersgroep rechten hebben |
Gebruikers
Een gebruiker is iemand die kan inloggen in ControlOffice. Een gebruiker dient een naam (bv je roepnaam) en een unieke gebruikersnaam te hebben. Daarnaast moet er een emailadres worden opgegeven. Na het aanmaken van de gebruiker wordt er een email verstuurd met daarin instructies om in te loggen en dient de gebruiker zijn of haar wachtwoord aan te maken. Een gebruiker kan daarnaast aan een medewerker worden gekoppeld (link: Medewerkers) om ook als bijvoorbeeld aanvrager of verantwoordelijke op een werkorder voor te komen.
In het tabblad “Gebruikersgroepen” valt de gebruiker gelijk aan de gewenste gebruikersgroep gekoppeld te worden.
Een gebruiker kan altijd verwijderd worden. Aan een gebruiker hangt geen data behalve zijn inloggegevens. Een verwijderde gebruiker kan niet meer inloggen. Alle relevante gegevens zitten aan de medewerker gekoppeld, zoals de aanvrager, medewerker op werkorder, uurboekingen, etc. Een medewerker kan niet definitief verwijderd worden als er nog data aan de medewerker hangt.
Een gebruiker kan ook een service account zijn, aan een service account kan geen medewerker gekoppeld worden en een service account kan ook niet inloggen in ControlOffice zelf, en zijn wachtwoord verloopt nooit. Ook heeft hij geen verplicht email-adres. Wel wordt zo’n gebruiker in dezelfde rechtenstructuur opgenomen als een “normale” gebruiker. Dit type account is bedoeld voor communicatie doeleinden met andere diensten, bv met andere ERP pakketten en API’s. Een administrator (in dit geval een gebruiker die het recht heeft gebruikers aan de passen) kan het wachtwoord van zo’n service account (of van een andere gebruiker) aanpassen.
Clusters
Hier kunnen clusters worden aangemaakt, bewerkt en verwijderd.
Elk object valt in een cluster, en elke gebruikersgroep valt in een cluster.
Zo is per groep objecten in te stellen welke gebruikers ze kunnen zien en gebruiken.
Organisaties
Hier zijn instellingen voor de gehele website in te stellen, zoals of een gereed gemelde werkorder ook automatisch de gekoppelde melding sluit, of de berekening van de VVP. Ook kunnen hier de basis rapporten, zoals de werkorderbon, inkoopbon of QR code voor een object of onderdeel worden aangepast.