Onderdelen
Hier worden de onderdelen beheert en gemaakt. Elk onderdeel heeft een aantal verplichtingen. Een onderdeel moet altijd in een onderdeelgroep zitten, en altijd gekoppeld zijn aan minimaal één magazijn, en één leverancier. Dit kunnen er ook meerdere zijn indien wenselijk. Een magazijn aanmaken kan via “Systeembeheer” en dan “Magazijnen”. Een leverancier aanmaken kan via het hoofdmenu onder “Werkbeheer” en dan “Relaties”.
Een onderdeel heeft 8 tabbladen.
| Tabblad naam | Uitleg |
| Detail | Hier geven we op wat de basisdata van het onderdeel is, bijvoorbeeld de unieke code, naam en de eenheid. |
| Magazijn | Hier kunnen één of meerdere magazijnen gekoppeld worden waar het onderdeel te vinden is. Per magazijn kan er onder andere een huidige voorraad, minimale voorraad en magazijnlocatie bijgehouden worden. |
| Leverancier | Hier kunnen één of meerdere leveranciers gekoppeld worden waar het onderdeel te koop is. Per leverancier kan er onder andere een artikelcode, levertijd en prijs bijgehouden worden. |
| Bijlages | Koppel bijlages aan het onderdeel |
| Objecten | Dit tabblad laat zien in welke object(en) het onderdeel voorkomt. De onderdelen die uitgegeven of ingekocht worden op een object worden automatisch gekoppeld aan de stuklijst van het object. |
| Inkoophistorie | Hier valt terug te kijken wanneer en hoe het onderdeel is ingekocht in het verleden. |
| Verbruikshistorie | Hier valt terug te kijken wanneer en hoe het onderdeel is verbruikt in het verleden. |
Onderdeelgroepen
Hier zijn de onderdeelgroepen te maken en te beheren. Elk onderdeel moet in een ondergroep geplaatst worden. De inrichting van een objectgroep kan met kolommen, segmenten, velden en tabbladen bepaald worden. Elk scherm kan bestaan uit maximaal 3 kolommen, dit zijn de blauwe blokken. Elke kolom kan bestaan uit één of meerdere segmenten, dit zijn de grijze blokken. Elke kolom en segment kan een titel krijgen.
Aan een segment zijn velden toe te voegen, dit kunnen of systeemvelden zijn (de default velden in ControlOffice) of vrije velden. Vrije velden zijn zelf door de gebruiker aan te maken. Per vrij veld kan een veldtype bepaald worden. Een segment of veld kan middels drag & drop verplaatsen worden. Voor elk veld valt in te stellen of deze bewerkbaar is of verplicht is.
Een veld toevoegen kan per segment via de ‘Veld toevoegen’ knop. Er opent een pop-up waarin gekozen kan worden voor de nog beschikbare velden. Velden die al aanwezig zijn in het scherm worden niet meer getoond, een veld kan maar één keer in een scherm voorkomen. Via deze pop-up is eventueel een nieuw vrij veld aan te maken. Een vrij veld heeft een naam (moet uniek zijn), een label (deze tonen we aan de gebruiker) en een type. Een vrij veld aanmaken kan ook eventueel via de menu optie ‘Invulschermen – Vrije velden’ (link: Vrije velden – Invulschermen).
Een veld verwijderen kan voor de niet systeemvelden met het prullenbak icoontje.
Vrije velden – Onderdelen
Hier maak en beheer je de vrije velden die gebruikt kunnen worden in een onderdeelgroep. De volgende veldtypes zijn beschikbaar.
| Veldtype | Uitleg |
| Afbeelding | Upload een afbeelding, bv een foto van een object of onderdeel |
| Afdeling | Kies een afdeling (link: Afdelingen) |
| Autonummer | Een automatisch oplopend nummer |
| Bedrag | Vul een bedrag in |
| Datum | Vul een datum in |
| Datum / tijd | Vul zowel een datum als tijd in |
| Dienst | Kies een afdeling (link: Diensten) |
| Geheel getal | De optie om een heel getal (zonder komma) op te geven |
| Handtekening | De mogelijkheid om een handtekening te ‘tekenen’ op het scherm |
| Ja/nee invoer | Kies uit ja of nee |
| Medewerker | Kies een medewerker (link: Medewerkers) |
| Memo | De mogelijkheid om in een blok tekst op te geven met bewerk opties zoals dikgedrukt of opsommingstekens |
| Product | Kies een product (link: Producten) |
| Relatie | Kies een relatie (link: Relaties) |
| Tijd | Voer alleen een tijd in |
| Vrije invoer | Voer vrije tekst (op één regel) in |
| Vrije invoer numeriek | Voer numerieke vrije tekst in |
| Waardenlijst | Kies een waardenlijstwaarde (link: Waardenlijsten) |
Een onderdeel kan vervolgens ingekocht worden via “Inkooporders” (link: Inkooporders), of uitgegeven worden via bijvoorbeeld een werkorder (link: Werkorders). Het inkoopadvies op basis van de huidige en minimale voorraad is te zien via het Inkoopadvies (link: Inkoopadvies).
Magazijnen
Hier maak en beheer je de magazijnen die aan onderdelen gekoppeld kunnen worden. Ook kunnen hier alle onderdelen gekoppeld aan een magazijn, verplaatst worden naar een ander magazijn.